Factures : Vos mentions obligatoires sont-elles à jour ?

Dans mon activité de consultante sur les logiciels de comptabilité et de gestion, il m’arrive parfois de rencontrer des dossiers ou les mentions obligatoires ne sont pas exactes voir manquantes.

En effet, lorsque vous facturez votre client, un certain nombre de mentions sont obligatoires. Cela permet de bien identifier le vendeur, le client et les transactions commerciales effectuées, mais aussi de vous mettre en conformité et d’éviter d’éventuelles amendes. 

Aujourd’hui je fais le point sur ces mentions qui sont en nombre important.

1- Les mentions obligatoires générales :

 L’en-tête de facture : 

En général ces mentions sont automatisées dans les logiciels de gestion, cependant, je constate parfois qu’elles ont été retouchées et qu’il peut donc en manquer. Par exemple, la forme juridique fait régulièrement défaut.

Voici donc les mentions obligatoires que l’on retrouve, la plupart du temps, en en-tête de facture (certaines peuvent également se trouver en pied de facture pour des raisons esthétiques): 

• La date d’émission de votre facture 
• Le numéro (unique) de la facture : attention cette numérotation doit être basée sur une séquence chronologique continue et sans rupture. 
• La date de livraison (jour de la livraison ou date de fin de la prestation de service)
• L’Identité du vendeur comprenant :
  • Sa forme juridique (SARL, EI, EURL…)
  • Sa dénomination sociale 
  • Son N° de Siren (* mention « siret en cours d’attribution » pour les entreprises en cours d’immatriculation) 
  • Son Capital social (pour les sociétés uniquement) 
  • Son Adresse ainsi que  l’adresse de son siège social si cette dernière est différente 
  • Son N° de TVA intracommunautaire 
  • Son N° RCS et ville d’immatriculation (pour les commerçants) ou le RM pour les artisans 

• L’Identité de l’acheteur
  • Son nom
  • Son adresse de facturation,
  • Son adresse de livraison (si cette dernière est différente de l’adresse de facturation)
  • Son adresse de siège social (si différente de l’adresse de facturation) 
  • Son N° de TVA intracommunautaire (lorsque le client est un professionnel)
  • Son N° de commande s’il y en a un (lorsque le client est un professionnel)

Le corps de la facture : 

Le corps de facture est plus simple, il s’agit ici de renseigner les informations de facturation en détaillant les éléments suivants :

• Désignation du produit ou de la prestation avec le décompte (détail quantité et prix)
• Taux de tva applicable 
• Majorations éventuelles (comme les frais de transport par exemple) 

Dans le cadre de certaines certifications comme le RGE, il peut être également demandé de bien différencier la main d’œuvre et les fournitures.

En règle générale le corps de la facture doit représenter de manière précise les différents éléments facturés.

Le pied de la facture :

On arrive ensuite au troisième volet : le pied de la facture, celui-ci regroupe des informations synthétiques sur les sommes facturées vous y trouverez donc :

• Les sommes totales à payer en HT et en TTC
• Les remises éventuelles 

• Les échéances de règlements (date de règlement)
• La mention de l’escompte (en cas d’absence d’escompte mentionner « escompte pour paiement anticipé : néant) 
• Le taux et pénalités de retard (lorsque le client est un professionnel)
• La mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (lorsque le client est un professionnel)

2-Les mentions particulières 

Savez-vous qu’en plus de ces mentions obligatoires, il y a également des mentions particulières ? Elles ne concernent pas tout le monde et dépendent de plusieurs éléments, je vous indique donc la liste ci-dessous :

• Si vous êtes membre d’un centre de gestion agréé précisez « membre d’une association agréée, le règlement par chèque ou CB est accepté »
• Si vous êtes auto entrepreneur et donc non soumis à TVA précisez :  » TVA non applicable, art 293B du CGI »
• Si vous effectuez des travaux en sous traitance dans le BTP précisez « autoliquidation » et indiquer clairement que le montant facturé est un montant HT
• Si vous vendez des produits soumis à écocontribution (éco-participation, 2éco-contribution mobilier ou encore la Rep dans le bâtiment)  précisez le montant.

3- La mention concernant la garantie décennale pour les entreprises artisanales 

Depuis 2014, les entreprises artisanales doivent également mentionner sur leurs devis et leurs factures les informations concernant leur assurance professionnelle obligatoire afin d’assurer une meilleure transparence envers leurs clients.

• L’assurance professionnelle
• Les coordonnées de l’assureur
• La couverture géographique du contrat d’assurance 

Je trouve également important d’ajouter le N° de contrat.

4- La mention concernant la garantie légale de conformité 

Pour les entreprises qui vendent des biens soumis à garantie, une autre mention est également nécessaire :

« Ce bien bénéficie auprès du vendeur d’une garantie légale de conformité d’une durée minimale de deux ans à compter de sa remise au consommateur » 

Cette mention est obligatoire entre professionnels et particuliers pour les bien ci-dessous :

• Les biens mobiliers corporels neufs ou d’occasions (électroménager, meuble, téléphonie…)
• Les biens à fabriquer ou à produire (productions sur mesure)
• L’eau et le gaz 
• Les produits et services numériques (abonnements, logiciels, applications mobiles…)

5 – Les nouvelles mentions obligatoires avec la dématérialisation 

Le tout dernier train de mentions obligatoires arrive avec la dématérialisation des factures à partir de Juillet 2024. En effet, la facturation électronique entraine l’arrivée de 4 nouvelles mentions que je vous décris ci-dessous :

• Le Numéro de SIREN du client professionnel (je vous recommande donc de renseigner cette information dès à présent dans vos fiches clients afin de gagner du temps lors de la mise en place de la dématérialisation.)
• L’information sur le type d’opération qui donne lieu à la facture. (Livraison de bien, de service ou les deux) 
• L’adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation.  
• L’option « TVA d’après les débits » si vous avez opté pour les débits alors que vous effectuez de la prestation de service

A ce sujet, je vous recommande vivement de mettre à jour vos modèles d’impression afin d’être prêt et d’entrer sereinement dans la dématérialisation.

Pensez à vous y prendre à l’avance car les plannings en 2025/2026 vont être surchargés. Ces nouvelles mentions peuvent d’ores et déjà apparaître sur vos documents de vente.

Comme on vient de le voir, les mentions obligatoires sont donc en nombre important, il peut être difficile de s’y retrouver et nous pouvons rapidement nous perdre. Je vous invite donc à faire le point sur vos modèles d’impression afin de vous assurer que tout y est ! En effet, des sanctions sont prévues si vos factures ne sont pas aux normes.

Les sanctions prévues

Comme dans tout domaine règlementé, toute obligation fait face à des sanctions en cas de non-respect. Ces sanctions peuvent être très élevées car elles sont constituées de deux types d’amendes :

• L’amende fiscale qui est de 15€ par mention manquante ou inexacte
• L’amende administrative, bien plus élevée qui est de 75 000€ pour une personne physique et 375 000€ pour une personne morale.

Vous l’avez donc compris, mieux vaut prendre 5 minutes pour faire le point sur vos documents de vente et continuer à effectuer des factures sereinement !

J’en profite pour vous rappeler que vos factures doivent être conservées pendant 10 ans sous format papier ou sous format électronique (ce dernier étant de plus en plus privilégié avec l’arrivée de la facture dématérialisée).

Alors, vos modèles sont-ils conformes ? N’hésitez pas à me contacter pour faire le point et vous accompagner dans la mise aux normes de vos factures.